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易软物业管理软件
发布时间:2019-05-27 18:17      阅读次数:0

产品构架图:

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1基本资料管理

管理物业公司小区、房屋、业主租住户、家庭成员、车库车位、公共区域、设施设备等基本资料;

可记录房屋接房、装修、申请空置、入住等相关信息;

能根据房屋状态自动变化收费标准,如重庆地区房屋装修时物业费自动从半价变成全价,申请空置时自动从全价变成半价;

能对客户进行任意分类,如VIP客户,并在收费、报事时进行提醒;

提供自定义字段功能,物业公司可任意设计信息字段,如爱好、消费倾向等;

提供房屋情况统计、住户情况统计、交房、装修、出租统计等报表;

2 收费系统简介

收费系统解决的是钱的问题,它有以下作用:

一、提高工作效率,降低人力成本

二、加强财务监管、堵住收费漏洞、避免损失

易软极其重视物业公司的财务监管,提出“事前控制、事中审批、事后核查”的监管方案。

【事前控制】:

1)权限控制:谁能做什么事,谁不能做什么事在权限上就进行体现,避免内部破坏;

2)三层管理模式:财务控制标准、收费员按标准执行,管理权和执行权分立,减少风险;

【事中审核】:

对费用的生成、费用的调整、押金退款、每日交款都可以建立审核后才生效的管理模式,加强了财务监管的控制力度,为企业降低风险;

【事后核查】:

所有的重要操作都会留下操作记录,例如票据的重打、收费的返销、应收账款的调整、收费标准的变化等等,为将来核查留下依据;

三、提高收费率

易软提出用PDCA循环提高收费率的方案,帮助物业公司有效提升收费率。

四、提供丰富的收费分析图表,为领导的决策提供可靠而有效的分析依据;

收费系统功能简介

标准设置:收费项目设置、按项目设置单价及计费公式

计费管理:物管费、公摊、水电气应收账款生成,系统支持自动计费

催缴通知:打印催缴单,系统还支持短信催缴、E-MAIL催缴、微信催缴方式

票据管理:严格控制票据领用、使用、回收

收费管理:收欠、预收、一次性收费,机打票据

交款管理:每天交账、财务审核,自动生成收费日报

财务软件接口:金蝶、用友,主流财务软件对接

欠费原因分析:找到问题,分析问题,解决问题

公摊管理:路损公摊、公共设施设备水电公摊、能耗分析管理

银行代扣、批量打票:支持各银行、银联等第三方机构代扣

报表分析:应收、实收、欠费、收费率各项统计,收费率排名、欠费走势图各种图形分析

3 客户服务系统简介

客户服务系统解决的是服务问题,包括报事报修、投诉、意见建议,客服系统有以下作用:

一、建立“总台式”服务模式,客服中心统一调度;

业主报事由前台进行接待登记,然后协调相关部门进行处理,如果发生异常系统可以自动提醒前台跟进,处理完成以后前台负责进行回访核实,从而可以高质量的完成客户报事。

二、行业独有的客户服务解决方案,有效提高服务及时性、员工执行力和业主服务满意度。

1)“报事升级”机制帮助提高员工执行力,提高服务及时性;

2)跟进和反馈自动提醒,紧密联系业主,提高业主满意度;

3)优秀的回访和分析功能,帮助管理者准确掌握员工执行力情况

三、提高服务质量,为个性化服务提供基础;

业主报事的时候前台可以看到业主历史报事记录以及该报事具体处理情况,可以了解业主个性化资料,例如性格、脾气、爱好、其它注意事项,从而可以有针对性的为业主提供个性化服务,事实证明,该模式可以有效提高业主满意度。

四、建立各项指标,为领导提供数据分析依据。

通过系统数据分析,可以让公司运营状况精细化、数字化、精准化,对管理者决策提供重要的参考数据。以之平管理为例子,依托易软客服系统,每个月都要向公司相关领导、各项目责任人出具分析报告,对本月客服状况进行分析,包括客服量、分类构成、服务及时率分析、服务质量分析、业主满意度分析等等,这种分析不仅让公司领导真实掌握公司运营状况,也能帮助项目认识自身不足,明确改进方向,并能得到反馈,知道改进后的提升效果,对之平管理整个公司运营带来了极大的帮助,为此之平管理呼叫中心荣获2013年度最佳团队奖。

客户服务系统功能简介

报事管理:包括报修、投诉、意见建议等所有客户报事管理;

支持报事登记、审核、派工、回单、回访、归档的报事管理流程;

支持业主报事、内部员工公区报事、匿名报事

支持外委派工及跟进管理

支持层层上报,有效提高员工执行力,提高事务处理的及时性;

可核算工程部每个人的报事接单工作量,为绩效管理提供数据;

支持协调单管理;

报表:可统计报事汇总和明细情况,可统计报事完成度、业主满意度、服务及时率、二次派工率、报事回访率、员工工作量评估等各项数据;

4 材料管理

材料管理主要解决材料问题,它包括:

一、实现集团采购

二、库房管理

包括出入库、盘点、调拨、报损等

三、材料成本控制

实现材料成本分摊核算,帮助物业公司建立目标成本管理办法

四、材料去向跟踪

监控材料去向,堵住材料管理漏洞

五、建立供应商评估体系

对材料供应商质量、交期、信用度等建立评估体系;对地产承建商建立评估体系

材料系统功能:

材料设置:材料分类、种类、仓库、供应商、生产厂商设置;材料单据、模板设置;审批流程设置等

采购业务:各项目每月提交采购申请à公司相关领导审批à形成月度总采购计划à向供应商下单à验收入库

支持向供应商下单、分单管理,大大提高采购效率

可查询各供应商历史采购价格,方便比价、谈判

库房管理:出/入库、盘点、调拨、报损、扎帐管理

报事用料:报事领料、用料、退料、报损

供应商调价:调价申请、调价审批

报表分析:反映库存期初余额、本期出/入库情况、期末余额,材料成本分摊到各部门,供应商材料分析等

5 资产管理

物品出库时,如果为资产,进入资产台账进行管理。

能对资产进行部门间调拨,能分配资产给使用者,能对资产进行报废处理。管理者可以对各部门的资产使用情况进行统计分析,查询提前报废的资产,对资产进行合理的调配与采购。

6 呼叫中心简介

呼叫中心(Call Center)又称客户服务中心(Customer Service Center),是充分利用语音技术与信息管理系统结合,多功能集成化的综合信息服务系统,利用现代的通信手段,有效的为客户提供高质量的服务。它应用了一系列先进技术手段,如:数字中继、交换技术、智能话务分配、计算机网络、计算机语音合成、综合的数据集成、先进的CTI(电脑与电信技术的融合)技术等,使各种信息数据能够及时、远程、方便的处理,最大地发挥了通信和计算机网络的潜能。使得它能最有效、高速的为用户提供多种服务。

一、自动识别客户身份,并显示所有相关信息,为客户提供个性化服务

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二、 为客户提供各类报事、咨询服务:

客户可以打热线电话进行报事服务,包括报修、投诉、意见建议,客户甚至可以咨询各种信息,例如在售楼盘情况、小区周边公交线路情况、生活设施情况、学校医院情况、超市餐饮情况等等。

三、帮助物业公司建立服务监督体制,提升服务品质,实现来电100%回应

四、可以为业主提供24小时服务

语音平台可以实现自助语音服务,客户通过按键完成服务(例如报修按1、投诉按2、查费按3),如果是报事,系统自动转入报事系统,客服人员第二天上班以后可以看到这类报事并进行处理。

客户还可以语音留言,进一步阐明情况,帮助客服人员了解情况。

五、合理利用公司资源,提升客户服务满意度

六、帮助物业公司更好的建立品牌形象

语音系统功能:

来电自动弹出业主资料,包括房屋资料、人员信息、欠费、历史缴费、历史报事、来访记录;

可立即记录报事信息

可查询该小区周边信息,包括公交线路(带路线图,可和互联网资源进行连接)、餐饮娱乐、学校医院、超市干洗,开发商在售楼盘等等

可实现24小时自助服务,业主可语音报事

报表分析:来电情况分析、语音留言分析、坐席服务工作量及满意度分析

7 短信平台

短信平台是利用短信技术为业主提供服务的一种服务模式,它有以下作用:

催缴欠费

给欠费业主自动发送短信进行催缴。短信催缴比人工催缴具有更好的成本优势,人工催缴需要专门的人手、花费的时间和电话费远比短信成本高,短信催缴还具有更高的实效性,上千户业主可以在很短的时间内完成催缴。

节假日问候

向业主发送短信进行节假日问候。

生日祝福

业主生日祝福

生日的时候,系统可以自动向业主发送短信进行生日祝福。

服务通知

管理员可以向指定业主发送短信进行服务通知。例如停水、停电的时候,物业公司可以向业主发送停水停电通知、小区公告等等。

业主满意度调查

可以向业主发送调查短信,业主可以回复短信进行评分。

服务即时提醒:如派工后自动向业主发送短信告知,在细节上提升服务品质

短信系统功能:

短信催费;

亲情服务:生日祝福、节假日祝福;

通知:停水、电、气通知、小区公告等;

问卷调查:业主服务满意度调查等

短信派工、回访、反馈

8 企业门户版简介

企业门户版是通过互联网手段向业主提供服务的服务模式,它有以下作用:

一、网站宣传

企业门户版提供新闻管理发布功能,管理员不需学会编写网页程序,只需会打字就能更新网站内容,达到对外宣传的目的。

二、为客户提供提供网上自助服务

1) 自助查费:查询自己欠费明细和历史缴费记录;

2) 网上报事及进度查询:可以在网上投诉、网上报修、网上特约服务,客户服务中心会实时收到客户报事、进行处理,并能与客户在网上交流,客户能实时了解报事处理进度;

3) 其它查询:如水电气抄表情况

由于现在的业主受教育程度越来越高,网络服务模式也越来越为业主所喜爱。四川蓝光集团曾做过问卷调查,其中80%的业主都非常喜欢这个功能,认为大大方便了业主,也使得业主和物业公司联系更加紧密。

企业门户系统功能:

业主可以在网上自己查询自己的缴费情况、欠费情况;

可在网上进行报事并能查看自己报事的处理情况;

住户档案:业主可以自己维护自己联系电话、家庭成员等信息

9 商业经营管理简介

经营管理解决方案主要针对卖场、写字楼等经营性的商业物业进行经营管理。支持自营、委托招商、委托经营、带租约销售等管理模式,包括客户管理、房屋(或边际资源)管理、房屋租赁管理、合同管理、经营活动管理、经营分析等功能。

9.1 商业经营客户管理

可建立起完整的客户档案,支持法人或自然人类型的客户。

能建立客户资源库,对客户的需求进行自定义,并能统计分析。

能记录客户跟进情况,对招商跟进过程管理。

9.2 空间管理与边际资源管理

可以建立管理区、楼栋、房屋等常规资源,也能自定义其它资源,如广告位、展位、零摊等。

支持各种经营模式,包括自营、委托招商、委托经营、带租约销售。

系统支持地图信息管理。

9.3 出租、求租与销售、求购信息管理

支持“租”与“售”类型的信息进行分类登记。

对需要出租、求租的客户需求进行登记,如出租户出租时要求的租金、租期、付款方式、出租截止时间等信息,客户求租时需要的房屋面积、楼层、装修情况、交房时间等信息。

当增加出租、求租信息时,如果有条件相似的求租、出租信息,就能进行“智能匹配”。

销售、求购信息管理与出租、求租信息管理类似。

9.4 招租、出售管理

既能及时了解目前房屋出租、空置情况,也能了解在以后某段时间的出租、空置情况。当有客户需要租房时,可按条件查询出目前符合条件的房屋,例如客户需要在下月租房, 也能查询出下月到期,不再续租的房屋。

能记录看房过程,记录接待人、所看房屋、看房时间、意见等。

出售过程管理与招租过程管理类似。

9.5 合同管理

1) 合同创建:支持计费合同、付款合同、返租合同管理;

2) 合同维护、变更、审批:支持流程审批;

3) 合同计费:根据合同条款自动生成应收款,支持租金每年调价;

4) 优惠免租:支持各种优惠免租方案

5) 数据分析:合同到期提醒、资金计划预测、合同执行情况分析;

9.6 经营收入管理

根据合同约定,可以设置各种计费用标准,如设置租金标准,租金可能按面积(建筑面积或套内面积),按单价计算,也可以按定值收取。如果客户有单独表,可定义三表类型,进行抄表,计费,支持三表公摊。支持商业物业经营管理的各类计费要求。

由于客户在经营中可能租用多个物业资源,能建立客户与多间房屋(或边际资源)的关系,可进行“大客户”的统一计费、收费管理。

经营管理部门可根据合同约定设定费用,当合同审核通过后,系统按标准自动计费,财务部门可对计算结果进行收费,业务部门能及时了解客户交费情况。

9.7 智能提醒

对合同的一些重要约定条件,能及时提醒业务部门的相关人员。如可以设置某合同在到期前一个月,对设定的某相关人员进行提醒,便于及时通知客户,是否需要续租,若不续租,就进入房屋招租;可设置交费周期前一天,或没有按时交纳费用,对设定的某相关人员进行提醒,避免客户逃单。通过智能提醒功能,实现“事找人”,而不是被动的“人找事”,在业务量很大时,重要业务不会被遗忘,避免工作失误,给公司带来损失。

9.8 经营活动管理

根据经营管理要求,可自定义经营活动类型,如广告、促销等类型。可记录经营活动相关信息,记录支出费用,支持对指定商户分摊部分费用,如按面积或户数分摊费用,计算并收取费用。能对各类型的经营活动进行统计分析。

9.9 商家日常管理

开摊统计:对商家的每日开摊情况进行登记,并提供每日,周,月,季度的开摊率(按面积及间数分类统计)统计报表

经营状况:对商家的经营状况进行登记,经营状况可以进行相关数据的填写,并设定一个数值的参数值以对其进行评估,也可以对商家进行自定义经营状况参数的选择。

9.10  经营分析

能对各类经营数据进行统计、分析,从宏观到微观,不同业务角度,进行横向、纵向分析对比,辅助领导层进行决策。

形式上支持数据报表、柱状图、曲线图、饼图等显示格式,既有数据,也有图象报表的直观对比模式,为领导决策提供强大分析工具。

边际资源只考虑经营问题,空置率等只针对房屋进行统计分析。

可定义各类条件进行查询,如按栋、楼层、业态等多种组合条件或房态图对业务数据进行统计分析。

1)可统计分析房屋情况,如业态比例、房屋空置率(按面积或商铺数量)、招商进度(按面积或商铺数量)。

2)租金分析,如单位面积每月的平均租金、单位面积出租后每月的平均租金、平均投资回报率等。 

3)收益分析,如应收、实收、欠费、补贴情况(收、支相抵)、每月收益、支出情况(支出包括返租与经营活动支出)。

成功案例:蓝光嘉宝(成都荷花池金荷花项目)、万贯、富森美家居、财富中心等

10 智能设备版

能自定义各类不同的设备的性能参数、保养(巡检、维修)方式、对各类设备进行管理。能登记设备档案,故障维修情况,能自定义保养(巡检、维修)计划,定时自动提醒维修部门,生成派工单,记录保养(巡检、维修)情况,能统计分析设备的保养(巡检、维修)情况,分需故障原因。

易软智能设备版除了能对设备进行日常管理,保障设备正常外,还能与智能设备接口,适时监控设备运行状况。各类智能设备的制造商、功能都不一样,可以根据个类设备的接口,开发接口程序,适时采集各类设备的相应数据,进行处理,实现对各个设备数据统一分析,实现对各类设备的远程统一集中监控。

11 办公自动化版简介

新闻公告

邮件管理

工作任务、工作计划、

工作总结、工作日志

文档管理

公文流转、流程审批

12 智能手机系统简介

通过智能手机实现移动办公。

上门服务:对于高端客户,客服人员可以带上智能手机、手机上门服务,并可现场拍照取证上传系统

移动办公:文件签批、工作管理等等

数据分析:管理者可以通过手机随时进行数据查询、分析,实时了解业务情况。

通过手机与物业管理系统的整合,不仅提高了工作效率,完全实现了移动办公,还能提供个性化的高端服务,提高服务品质,提升服务品牌。

13 微服务和微经营方案

微服务即通过微信平台为业主提供服务的解决方案。

微经营即通过微信向业主提供物业多种经营服务的解决方案。

一、微服务

1、微信查费:业主通过微信直接查询欠费记录、历史缴费记录、预付款划账、三表抄表等记录;

2、微信报事:通过微信直接报事报修,并可查询历史报事处理情况

3、其它功能:如满意度调查、业委会选举等。

微经营

1、微信推广:物业通过微信推送经营活动项目给业主;

2、多种经营:如会所预定、机票预定、网上团购等;

3、微信团购:物业公司在微信上发布产品信息并推送给业主,业主通过微信了解产品情况并完成订购。

14 会所管理

提供对物业高端会所经营管理。

一、会员管理

1、会员档案管理:可自定义会员爱好、性格、消费习惯等信息;

2、会员卡管理:支持家庭卡、公司卡、主副卡、年卡、季卡、次卡,可以充值,充值有积分赠送;

二、经营场所及项目管理

1、可自定义经营场所,如包间、餐厅、养生吧、棋牌室、游泳池、健身房等;

2、可自定义经营项目,如皮具护理、家政服务、汽车美容等;

三、会员消费管理

对会员在会所的消费进行录入、缴费和打印;

四、会员积分管理

1、可通过充值、参加会所活动或通过社交软件分享相关信息等得到积分奖励;

2、积分可用于抵扣物管费、冲抵消费、礼品兑换;

五、会员回访

六、报表统计

七、可从多角度统计经营项目的销量、毛利润、毛利率分析,会员关注分析,积分分析等等。

15 全面预算管理

全面预算管理是利用预算对企业内部各部门、各单位的各种财务及非财务资源进行分配、考核、控制,以便有效地组织和协调企业的生产经营活动,完成既定的经营目标。是企业全过程,全方位及全员参与的预算管理。

全面预算管理包含以下内容:

预算编制

首先由总部统一编制预算科目,再下发各核算部门编制本部门预算,经过流程审核后,成为公司预算。

请款管理

核算部门需要用钱时通过系统提出请款申请,经公司审核后,财务部拨款。

报销管理

核算单位根据实际用钱情况,在系统上填写报销单,公司审核后,该科目可用预算减少。

联通其他应用系统,实现一体化预算管理

系统中各科目预算及实际使用情况可以从其他应用系统直接取数,使预算数据更客观、精准、可靠。

建立绩效KPI,通过预算管理系统实现绩效管理

易软全面预算管理不仅支持财务预算还支持各种绩效KPI预算管理,从而实现以预算管理为核心的绩效管理。

16 人力资源系统

人事档案管理:能自定义档案字段,在一个界面可查看员工

档案信息、异动信息、考勤信息、薪资信息、招聘/培训等所有信息;

劳动合同管理:劳动合同到期提醒、试用转正提醒。。。

招聘管理:建立人才库、记录面试情况,招聘合格人才直接转入员工档案;

培训管理:记录所有培训情况、培训分值,为晋升、异动提供依据;

考勤管理:记录每天考勤结果,支持考勤机数据导入,考勤结果可自动反映在薪资中;

薪资管理:自定义薪资构成、计算公式,能根据考勤自动计算薪资;

报表分析:员工异动情况分析、流动率分析、考勤结果分析、员工生日统计

17 其它系统接口

易软已实现了停车系统接口、财务系统接口、网上支付、税控软件、一卡通、银行托收接口等系统接口,也能根据需求订制其它系统接口,如智能化设备、监控等。

一、停车系统接口

通过接口实现月租、临停收费监管,堵住漏洞,同时实现停车数据集中式管控,公司随时监控项目停车收费数据。

典型案例:重庆金科物业、成都仁和春天物业(一级)。

二、财务系统接口:

1)金蝶EAS。典型案例客户:重庆金科、厦门建发集团

2)金蝶K/3 。典型案例客户:重庆财信集团

3)用友NC。典型案例客户:上海高地物业(上海复地)、重庆永利投资、安徽高速地产等

4)用友U8。典型案例客户:成都蜀信物业、四川蓝光集团等等

三、线上线下支付

业主可以通过企业门户系统、微信系统查询欠费,并能通过网银、微信支付、支付宝支付、拉卡拉等各种线上线下方式直接缴纳费用。